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Allgemeine Verwaltungsanordnung
über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut
(Registraturordnung)1#

Vom 24. November 1998

(GVOBl. 1999 S. 60)

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Das Nordelbische Kirchenamt hat aufgrund von Artikel 102 Absatz 3 der Verfassung die folgende Verwaltungsanordnung erlassen:
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§ 1
Anwendungsbereich

( 1 ) 1 Diese Verwaltungsanordnung gilt für alle kirchlichen Körperschaften sowie ihre Dienste, Werke und Einrichtungen nach Artikel 3 Absatz 2 der Verfassung (kirchliche Stellen). 2 Sie regelt die Verwaltung des Schriftgutes, soweit nicht durch andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften abweichende Regelungen getroffen sind.
( 2 ) Die kirchlichen Stellen können ergänzende Regelungen zu dieser Registraturordnung treffen.
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§ 2
Schriftgut

Das Schriftgut der kirchlichen Stelle umfasst alle aus der Geschäftstätigkeit erwachsenden Informations- und Datenträger, insbesondere Schriftstücke, Akten, Amtsbücher, Karten, Siegel, Stempel, Pläne, Bilder und Tonträger.
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§ 3
Aufgabe

( 1 ) Das Schriftgut ist einfach und zweckmäßig zu verwalten, insbesondere aufzubewahren, zu ordnen, nachzuweisen, bereitzustellen (Registratur) und an das jeweilige kirchliche Archiv abzugeben.
( 2 ) 1 Das Schriftgut ist vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. 2 Für Schriftgut mit vertraulichem Inhalt, insbesondere Schriftstücke mit personenbezogenen oder durch Berufs- oder besondere Amtsgeheimnisse geschützten Daten, sind besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.
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§ 4
Aktenplan

Für die Ordnung des Schriftgutes ist ein Aktenplan zu verwenden.2# Ist ein Aktenplan nicht vorhanden, soll die Beratung der jeweiligen Kirchenkreisverwaltung oder des Nordelbischen Kirchenamtes eingeholt werden.
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§ 5
Aktenverzeichnis

( 1 ) Alle Akten einer kirchlichen Stelle sind in der vom Aktenplan vorgegebenen Ordnung in einem Aktenverzeichnis zu registrieren.
( 2 ) Das Aktenverzeichnis ist auf Dauer in der Registratur aufzubewahren und soll folgende Angaben enthalten (Muster der Anlage 1):
  1. Bezeichnung der kirchlichen Stelle, z. B. Kirchengemeinde Musterstadt, Kirchenkreisrentamt Musterkreis, ggf. Kurzbezeichnung der Organisationseinheit
  2. Aktenzeichen
  3. Aktentitel
  4. Standort der Akte
  5. Bandzahl
  6. Beginn und ggf. Ende der Laufzeit
  7. Hinweise (z. B. auf verwandte Akten, ggf. altes oder neues Aktenzeichen)
  8. Abgabedatum an das kirchliche Archiv
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§ 6
Aktenarten

( 1 ) Das Schriftgut kann in Haupt-, Einzel- oder Beiakten geführt werden.
( 2 ) Einzelakten enthalten Schriftgut, das sich auf eine Person, eine Sache oder ein bestimmtes Ereignis bezieht.
( 3 ) 1 Beiakten dienen der Entlastung der Haupt- und Einzelakten. 2 Sie werden gebildet, wenn in größerem Umfang Schriftgut anfällt, das die Übersichtlichkeit der Haupt- und Einzelakten beeinträchtigt.
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§ 7
Aktenzeichen

( 1 ) 1 Jedes Schriftstück ist mit einem Aktenzeichen zu versehen. 2 Das Aktenzeichen soll mit dem Eingangsstempel verbunden werden.
( 2 ) Bei Ausgangsschreiben ist das bereits für den Vorgang vergebene Aktenzeichen wieder zu verwenden.
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§ 8
Akteneinsicht

1 Akteneinsicht und Aktenbenutzung sind Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der kirchlichen Stelle nur zur Erledigung von Dienstgeschäften im Rahmen weiterer rechtlicher Vorschriften sowie im Rahmen ihrer Zuständigkeiten zu gestatten. 2 Bei Zweifeln über die Zuständigkeit sowie bei Entscheidungen über Ausnahmen ist die Weisung des oder der zuständigen Vorgesetzten einzuholen.
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§ 9
Ablage und Aktenführung

( 1 ) 1 Abzulegende Schriftstücke sollen vorgangsweise und nach der zeitlichen Reihenfolge zu den Akten genommen werden. 2 Anlagen sind hinter dem Schriftstück einzuordnen. 3 Doppelstücke sind zu vernichten.
( 2 ) Schriftstücke, die nach ihrem Inhalt zu mehreren Akten gehören, sind nach dem Hauptinhalt zuzuordnen; die Vollständigkeit der übrigen Akten hat der Bearbeiter oder die Bearbeiterin auf geeignete Weise sicherzustellen.
( 3 ) Schriftgut, das wegen seiner geringen Bedeutung nicht in die Akten aufgenommen wird, ist getrennt in vereinfachter Ordnung zu sammeln und nach einem Jahr zu vernichten (Weglegesachen)3#.
( 4 ) 1 Aufzeichnungen in Wahrnehmung des Seelsorgeauftrages sind kein Schriftgut der kirchlichen Stelle. 2 Sie sind vom Verfasser oder von der Verfasserin gesondert aufzubewahren und nach Gebrauch zu vernichten4#.
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§ 10
Kennzeichnung der Schriftgutbehälter

Für jede Akte, gegebenenfalls jeden Band einer Akte, ist möglichst ein eigener Schriftgutbehälter (Hefter, Ordner) anzulegen, der in Übereinstimmung mit dem Aktenverzeichnis nach § 5 zu beschriften ist.
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§ 11
Altregistratur

Schriftgut, das nicht mehr laufend benötigt wird, ist getrennt von der allgemeinen Ablage aufzubewahren.
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§ 12
Aufbewahrungsfristen

( 1 ) Bei Abschluss der Bearbeitung, spätestens bei Umlagerung in die Altregistratur, ist für jede Akte, ggf. jeden Band einer Akte, eine Aufbewahrungsfrist festzulegen und auf dem Schriftgutbehälter zu vermerken.
( 2 ) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist.
( 3 ) Durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften5# geregelte Aufbewahrungsfristen sind zu beachten.
( 4 ) 1 Im Übrigen ist die Aufbewahrungsfrist jeder Akte nach Absatz 1 nach ihrer rechtlichen und verwaltungspraktischen Bedeutung festzusetzen. 2 Der Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur (Fristenplan), der als Anlage 2 Bestandteil dieser Verwaltungsanordnung ist, ist bei der Festsetzung zu verwenden.
( 5 ) 1 Darüber hinaus sind Aufbewahrungsfristen in der Registratur möglichst kurz zu bemessen. 2 Es ist auf eine einheitliche und an wirtschaftlichen Maßstäben orientierte Fristbemessung zu achten. 3 Aufbewahrungsfristen sollen 15 Jahre nicht übersteigen.
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§ 13
Abgabe an das Archiv

( 1 ) 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut dem jeweiligen kirchlichen Archiv nach § 6 Archivgesetz vom 11. Februar 1991 (GVOBl. S. 99) in der jeweils gültigen Fassung anzubieten. 2 Registraturtechnische oder archivtechnische Gründe können einen weiteren zeitlich begrenzten Verbleib in der Altregistratur rechtfertigen.
( 2 ) 1 Ist in einem geschlossenen Bestand für einzelne Akten oder Bände einer Akte die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen, kann dieses Schriftgut ausnahmsweise dem kirchlichen Archiv zur Aufbewahrung angeboten werden. 2 Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist bleibt der Zugriff der anbietenden kirchlichen Stelle erhalten.
( 3 ) 1 Über das abzugebende Schriftgut ist ein Abgabeverzeichnis zu führen, das mindestens die Angaben des Aktenverzeichnisses nach § 5 enthält (Muster der Anlage 1). 2 Je eine Ausfertigung des Verzeichnisses sowie des Kassationsprotokolls nach § 4 Absatz 4 der Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) ist dauernd in der Registratur aufzubewahren.
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§ 14
Vernichtung

Für die Vernichtung von Schriftgut gilt die Kassationsordnung in der jeweils gültigen Fassung6#.
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§ 15
Schlussbestimmung

( 1 ) Diese Verwaltungsanordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung im Gesetz- und Verordnungsblatt in Kraft.
( 2 ) Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verwaltungsanordnung über die Aufbewahrungsfristen für das bei Anwendung des EDV-Programms „Finanzwesen Kirche“ entstehende Schriftgut vom 18. Januar 1983 (GVOBl. S. 49) außer Kraft.
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Anlage 1
(zu §§ 5, 13 Registraturordnung)

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Aktenverzeichnis/Abgabeverzeichnis/Kassationsprotokoll7#

____________________
(Bezeichnung der kirchlichen Stelle)
Aktenzeichen
Aktentitel
Standort
Bandzahl
Laufzeit
von ____________________
bis ____________________
Übergabe an die Altregistratur am
Abgabe an das kirchliche Archiv am
Zur Vernichtung freigegeben am
Vernichtet
am/durch
____________________
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Anlage 2
(zu § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998)

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Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur
(Fristenplan)

Hinweise zur Handhabung:

1. Aufbewahrungsfristen8#
In den nachfolgenden Fristenplan wurden nur diejenigen Fristen aufgenommen, die von der in § 12 Absatz 5 der Registraturordnung festgesetzten Frist von 15 Jahren abweichen.


2. Fristbeginn
Normalerweise beginnt die Frist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Band oder die Akte abgeschlossen worden ist. Bei Abweichungen ist der Fristbeginn in der Liste genannt.


3. Ende der Aufbewahrungsfrist
Am Ende der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut dem jeweiligen kirchlichen Archiv anzubieten. Von der Anbietungspflicht ausgenommen ist Schriftgut, das vom Nordelbischen Kirchenarchiv zur selbstständigen Vernichtung freigegeben ist. Näheres bestimmen die Regelungen nach § 3 Absatz 3 Kassationsordnung vom 2. Februar 1999.


4. Gliederung der Sachgruppen
Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan“, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die hier aufgeführten sachsystematischen Gruppen zu verwenden.
Gliederung des „Westerländer Aktenplan“
0
Organisation, Dienststellenverwaltung
1
Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft
2
Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
3
Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
4
Verkündigung und Seelsorge
5
Diakonische Arbeit
6
Bauwesen
7
Finanzwesen
8
Vermögen
9
Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation
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Gruppe 0 Organisation

Aktentyp
Frist9#
Fristbeginn
Protokolle, Rundschreiben anderer kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine
2
Vorbereitendes Schriftgut für Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Freizeiten usw.
2
Materialbeschaffung >> auch für Kindergarten, Gemeindekreise
5
Geschäftsbücher ohne Bezug zur Aktenordnung
5
Sachausstattung der Diensträume >> auch Kindergarten, Gemeinderäume
10
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Gruppe 1 Verfassung

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter, vorgesetzter oder anderer kirchlicher Stellen
2
(Wahlbenachrichtigungskarten, Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) Belege über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften
2
nach Ablauf der jeweiligen Amtsperiode
Prozessakten
30
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Gruppe 2 und 3 Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
sowie Dienstrecht der Mitarbeiter

(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)
Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen
nach Besetzung der Stelle zurücksenden
Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen
1
Fahrtenbücher
2
Urlaubslisten
7
Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten
5
Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde
Gehalts- und Lohnlisten sowie sonstige Zahlungslisten im Personalwesen
7
Unterlagen über Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft (keine Einzelfälle)
10
Abwicklung von Einzelfällen der Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft
10
Abschluss des Einzelfalls
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Gruppe 4 Verkündigung, Seelsorge

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen
1
An- und Abmeldungen, Überweisung zum Konfirmanden- oder Religionsunterricht
2
An- und Abmeldungen zu Gemeindekreisen und Vereinen
2
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Gruppe 5 Diakonische Arbeit

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
An- und Abmeldungen zum Kindergarten/ Kindertagesstätte
2
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Gruppe 6 Bauwesen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Werkverträge und Wartungsverträge
5
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäuden10#>> auch Kindergarten, Dienstwohnungen
10
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Gruppe 7 Finanzwesen11#

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Mahnschreiben
1
Kontoauszüge
7
Entlastung
Solllisten
7
Entlastung
Saldenlisten
7
Entlastung
Kontogegenbuch
7
Entlastung
Regelmäßige Kassenstandsberichte
7
Entlastung
Porto- und Postbücher
7
Entlastung
Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art12#
7
Entlastung
Haushaltsüberwachungslisten
7
Entlastung
Akten und Niederschriften über Kassenprüfungen und außerordentliche Rechnungsprüfungen
7
Entlastung
Kassenbücher und Rechnungskladden, Hilfs- und Nebenbücher zur Rechnungsführung13#
10
Entlastung
Einzelfallakten über die Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuer
10
Abschluss der Einzelfälle
Zeitbuch (Journal)14#
10
Entlastung
Gruppensammelblatt
10
Entlastung
Sparbuch
10
Entwertung
Kassentagebuch15#
10
Entlastung
Akten über die Wirtschaftsführung bei betriebswirtschaftlich geführten Einrichtungen
10
Betriebsprüfung
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Gruppe 8 Vermögen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Akten und Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern
5
Verträge und Vereinbarungen über Gräbernutzung (Einzelfälle)
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Akten über Verpachtung und Vermietung
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen)
10
Beendigung des Vertragsverhältnisses
Abwicklung einzelner Versicherungsfälle
10
Abschluss des Einzelfalls
Akten über Versicherungen
10
Beendigung des Versicherungsverhältnisses
Versicherungspolicen
10
Beendigung des Versicherungsverhältnisses
Verträge über Hypotheken und Darlehen
30
nach Abtrag der Schuld
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Gruppe 9 Kirchenbuch-, Meldewesen

Aktentyp
Frist
Fristbeginn
Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder
1
Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse
1
Anlagen und Belege zu den Kirchenbüchern (Anmeldezettel, standesamtliche Bescheinigungen, Amtshandlungsformulare)16#
2
Revision des Kirchenbuchs nach Eintragung
Gemeindegliederverzeichnisse
2
Akten über die Erstellung statistischer Berichte
10

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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsanordnung gilt auf dem Gebiet der ehemaligen Nordelbischen Evangelisch-Lutherischen Kirche bis zu einer anderweitigen Regelung durch die Evangelisch-Lutherische Kirche in Nordeutschland weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widerspricht oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wird, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 Einführungsgesetz vom 7. Janu-ar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.
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2 ↑ Empfehlung: „Westerländer Aktenplan“.
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3 ↑ z. B.: belanglose Notizen, Broschüren, Prospekte.
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4 ↑ Vgl. § 1 Absatz 4 DSG-EKD (GVOBl. 1994 S. 35), § 5 Absatz 2 ArchivG (GVOBl. 1991 S. 99, 162).
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5 ↑ Z. B.: § 52 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118). Red. Anm.: Die genannte Rechtsverordnung trat gemäß § 21 Absatz 3 Nummer 6 des Haushaltsführungsgesetzes vom 28. November 2013 (KABl. S. 474) in Verbindung mit § 86 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen der Erweiterten Kameralistik vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 9) und § 86 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen des kaufmännischen Rechnungswesens vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 32) mit Ablauf des 31. Dezember 2013 außer Kraft.
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6 ↑ Kassationsordnung vom 2. Februar 1999.
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7 ↑ Nichtzutreffendes streichen
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8 ↑ Wichtiger Hinweis für alle rechtlich selbstständigen Einrichtungen: Hinsichtlich der Fristen unterliegen diese zusätzlich zum Steuerrecht dem Handelsrecht; zu beachten sind die §§ 238, 257, 261 HGB sowie § 147 AO in der jeweiligen Fassung.
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9 ↑ Die Frist wird im Folgenden in Jahren angegeben.
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10 ↑ D. h. keine genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).Red. Anm.: Die genannte Verwaltungsanordnung trat am. 2. Februar 2010 gem. § 28 Absatz 2 Nummer 1 der Kirchenbaurechtsverordnung vom 12. Januar 2010 (GVOBl. S. 31) außer Kraft.
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11 ↑ Red. Anm.: Die in Gruppe 7 genannten Aufbewahrungsfristen und die Verweise zu § 52 HhKRVO sind z. T. veraltet. Gem. § 147 Absatz 1 i. V. m. Absatz 3 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 2. November 2015 (BGBl. I S. 1834) geändert worden ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und weitere Unterlagen zehn Jahre.
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12 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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13 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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14 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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15 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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16 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Absatz 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung“.