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Regelung des Nordelbischen Kirchenarchivs
über die selbstständige Vernichtung
von allgemeinem Verwaltungsschriftgut

Vom 2. März 1999

(GVOBl. S. 65)

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In Ausführung von § 5 Absatz 1 des Archivgesetzes vom 11. Februar 1991 (GVOBl. S. 99) in Verbindung mit § 3 Absatz 3 der Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) wird folgende Regelung getroffen:
Hinweise zur Handhabung:
1. Grundsatz
1 Die nachfolgend aufgeführten Aktentypen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selbstständig vernichtet werden. 2 Dies betrifft nur Schriftgut, das nach 1950 entstanden ist.


2. Aufbewahrungsfristen
Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen sowie der jeweilige Fristbeginn sind der Anlage 2 nach § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998 (Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur) zu entnehmen.


3. Ausnahmen
In den Fällen der Ausnahmen ist das Schriftgut dem kirchlichen Archiv zuzuführen.


4. Gliederung der Sachgruppen
1 Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan”, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. 2 Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die sachsystematischen Gruppen zu verwenden.
Gliederung des „Westerländer Aktenplans”
0
Organisation, Dienststellenverwaltung
1
Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft
2
Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
3
Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
4
Verkündigung und Seelsorge
5
Diakonische Arbeit
6
Bauwesen
7
Finanzwesen
8
Vermögen
9
Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation


Gruppe 0
Organisation


Aktentyp
Ausnahmen
Protokolle, Rundschreiben anderer
kirchlicher Werke, Einrichtungen und
Vereine
sofern keine Stellungnahmen oder
Reaktionen erfolgt sind
Materialbeschaffung > > auch für
Kindergarten, Gemeindekreise
Geschäftsbücher ohne Bezug
zur Aktenordnung


Gruppe 1
Verfassung


Aktentyp
Ausnahmen
Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter,
vorgesetzter oder anderer
kirchlicher Stellen
sofern keine Stellungnahmen oder Reaktionen erfolgt sind
Belege (Wahlbenachrichtigungskarten,
Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) über
die Durchführung der Wahlen zu
kirchlichen Körperschaften
wenn das Wahlergebnis bzw. Wahlprotokoll nicht vorliegt
Prozessakten
sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind (Zivil-, Arbeitsprozesse)


Gruppe 2 und 3
Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren sowie Dienstrecht der Mitarbeiter
(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)
Aktentyp
Ausnahmen
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen
nach Besetzung der Stelle zurücksenden
Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen
Fahrtenbücher
Urlaubslisten
Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub,
Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten
Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, für den sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden
Abwicklung von Einzelfällen der
Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft


Gruppe 4
Verkündigung, Seelsorge


Aktentyp
Ausnahmen
Handzettel und Anschläge für regelmäßige
Gottesdienste und übliche Veranstaltungen
An- und Abmeldungen, Überweisung zum
Konfirmanden- oder Religionsunterricht
Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden


Gruppe 5
Diakonische Arbeit


Aktentyp
Ausnahmen
An- und Abmeldungen zum Kindergarten/
Kindertagesstätte
Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden; nur wenn Gesamtanmeldeliste existiert


Gruppe 6
Bauwesen


Aktentyp
Ausnahmen
Werkverträge und Wartungsverträge
Werk- und Wartungsverträge für Glocken und Orgel
Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäude > > auch Kindergarten, Dienstwohnungen
Neu- und Umbau1#


Gruppe 7
Finanzwesen


Aktentyp
Ausnahmen
Mahnschreiben
Kontoauszüge
Solllisten
Saldenlisten
Kontogegenbuch
Regelmäßige Kassenstandsberichte
Porto- und Postbücher
Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art
Belege2# zu Baumaßnahmen3#, Erfüllung von Baulastverpflichtungen, besondere Anschaffungen
Sparbuch
Kassentagebuch


Gruppe 8
Vermögen


Aktentyp
Ausnahmen
Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen)
Abwicklung einzelner Versicherungsfälle


Gruppe 9
Kirchenbuch-, Meldewesen


Aktentyp
Ausnahmen
Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder
Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse
Anlagen und Belege zu den Kirchenbüchern (Anmeldezettel, standesamtliche Bescheinigungen, Amtshandlungsformulare4#)
Kirchenein-, Kirchenaus- und -übertrittserklärungen
Gemeindegliederverzeichnisse
Von jedem dritten Jahr ist ein Ausdruck oder eine andere Übersicht dauernd aufzubewahren

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1 ↑ D. h. genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).
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2 ↑ Diese Belege sollen daher zu den jeweiligen Sachakten gelegt werden.
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3 ↑ Hierunter fallen alle genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124)
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4 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Abs. 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung”.