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Verwaltungsvorschrift
über die Beschaffung
von Gegenständen und von Leistungen
(Beschaffungsverwaltungsvorschrift – BeschVwV)

Vom 8. Juni 2018

(KABl. S. 307)

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Das Landeskirchenamt hat aufgrund von Artikel 105 Absatz 2 Nummer 3 der Verfassung und § 8 Absatz 3 des Klimaschutzgesetzes vom 31. Oktober 2015 (KABl. S. 426, 2016 S. 102) und § 33 Absatz 2 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen des kaufmännischen Rechnungswesens vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 32), die zuletzt durch Artikel 1 der Rechtsverordnung vom 8. Dezember 2015 (KABl. 2016 S. 9) geändert worden ist, und § 33 der Rechtsverordnung vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 9), die zuletzt durch Artikel 2 der Rechtsverordnung zur Änderung der Vorschriften über die Haushaltsführung vom 8. Dezember 2015 (KABl. 2016 S. 9, 80) geändert worden ist, die folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:
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1
Anwendungsbereich
Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Beschaffung von Gegenständen und von Leistungen einschließlich der damit verbundenen Vergabe und Abwicklung von Aufträgen nach § 8 Absatz 3 des Klimaschutzgesetzes vom 31. Oktober 2015 (KABl. S. 426; 2016 S. 102) in der jeweils geltenden Fassung und § 33 Absatz 2 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen des kaufmännischen Rechnungswesens vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 32) in der jeweils geltenden Fassung und § 33 Absatz 2 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen der Erweiterten Kameralistik vom 11. Dezember 2013 (KABl. 2014 S. 9) in der jeweils geltenden Fassung.
2
Auftragsarten für die Beschaffung von Gegenständen und von Leistungen
1 Unter die Bestimmungen dieser Verwaltungsvorschrift fällt jede Art von Lieferungen und Leistungen in Form von Kauf-, Pacht-, Miet-, Leasing-, Leih-, Dienstleistungs-, Werk- oder Werklieferungsverträgen. 2 Unter die Bestimmungen fallen nicht Verträge, die Finanzmittel, Personal und Arbeitskräfte oder Maßnahmen, die durch kirchliches Baurecht geregelt werden, zum Gegenstand haben. 3 Des Weiteren gelten die Bestimmungen nicht für Verträge nach § 3 des Kirchenkreisverwaltungsgesetzes vom 15. November 2016 (KABl. S. 399) in der jeweils geltenden Fassung.
3
Grundsätze für die Beschaffung
Für die Beschaffung sind die Grundsätze der Notwendigkeit, der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und der Nachhaltigkeit zu berücksichtigen.
3.1
Notwendigkeit
1 Vor jeder Entscheidung zur Beschaffung ist die Notwendigkeit einer Neuanschaffung (Suffizienz) zu prüfen. 2 Es dürfen ausschließlich Gegenstände oder Leistungen beschafft werden, die für die Erledigung der Dienstgeschäfte notwendig sind.
3.2
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Aufträge sind haushaltsrechtlich in einem den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechenden transparenten Verfahren zu vergeben.
3.3
Nachhaltigkeit
Für die nachhaltige Beschaffung von Gegenständen oder Leistungen sind die Umweltkriterien und Sozialkriterien des Klimaschutzgesetzes einzuhalten.
4
Bedarfsermittlung
4.1
Kriterien
4.1.1
Wirtschaftliche und nachhaltige Kriterien
1 Zur Berücksichtigung der Grundsätze nach Nummer 3 werden wirtschaftliche und nachhaltige Kriterien festgelegt, die angemessen in die Entscheidung einzubeziehen sind. 2 Zu den wirtschaftlichen Kriterien zählen insbesondere die Anschaffungs-, Neben- und Folgekosten (Lebenszykluskosten), qualitative Anforderungen sowie Lieferantenkriterien wie Zuverlässigkeit und Liefer- und Leistungsfähigkeit. 3 Zu den nachhaltigen Kriterien gehören Umweltkriterien, insbesondere Standards im Hinblick auf Material und Herstellungsprozesse oder die Regionalität der Produkte und des Lieferanten, und Sozialkriterien wie beispielsweise ILO-Kernarbeitsnormen, Mindestlohn in Deutschland oder fair gehandelte Produkte.
4.1.2
Kriterienkatalog
1 Als Orientierung für die Anwendung der Kriterien ist in der Anlage 1 ein Katalog mit Einzelkriterien zusammengestellt. 2 Diese sollen sich die kirchlichen Körperschaften zu Eigen machen, um eine angemessene Abwägung sicherzustellen.
4.1.3
Festlegung von Mindestkriterien
1 Die qualitativen Anforderungen, die das Produkt oder die Leistung mindestens erfüllen soll, sind dabei vorab gesondert festzulegen und zu berücksichtigen. 2 Wird eines dieser Mindestkriterien nicht erfüllt, ist das Angebot auszuschließen und die weitere Beurteilung entfällt. 3 Beispiele hierfür sind die Nichteinhaltung von Leistungsdaten, von staatlichen Vorschriften wie Unfallverhütung, Arbeitssicherheit oder Hygiene sowie von Arbeitsnormen bei der Herstellung.
4.2
Bewertungsbogen Angebotsvergleich
Für die Bewertung der Kriterien enthält die Anlage 2 einen „Bewertungsbogen Angebotsvergleich“:
a.
1 Der Bogen weist zum einen die Möglichkeit aus, vorab Mindestkriterien nach Nummer 4.1.3 festzulegen. 2 Zum anderen sollen anschließend weitere Kriterien aus den Bereichen Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit aus der Anlage 1 nacheinander zu einem Gesamtergebnis abgewogen werden.
b.
1 Der „Bewertungsbogen Angebotsvergleich“ ist in der Anlage 2 als nicht ausgefüllter Vordruck hinterlegt. 2 Der Bogen ist grundsätzlich als optionales Hilfsmittel anzusehen, bei größeren Auftragsvolumina ist seine Verwendung nach Maßgabe der nachfolgend in der Nummer 6.3 genannten Wertgrenzen verpflichtend.
c.
In der Anlage 3 sind Hinweise zur Anwendung des Bewertungsbogens aufgeführt.
4.3
Vereinfachung der Bedarfsermittlung, Festlegung der Kriterien
1 Der Arbeitsaufwand für die Bedarfsermittlung ist angemessen zu halten. 2 Zur vereinfachten Nutzung des Bewertungsbogens werden für einzelne Produktgruppen und Dienstleistungen Vorgaben entwickelt, welche Einzelkriterien jeweils von Bedeutung sind und in welcher Intensität diese zu berücksichtigen sind. 3 Das Landeskirchenamt setzt dazu eine Arbeitsgruppe unter Federführung des Finanzdezernats und unter Beteiligung der Hauptbereiche und der Kirchenkreise ein, die Vorschläge für entsprechende Vorgaben und deren regelmäßige Aktualisierung erarbeitet.
5
Nutzung gemeinschaftlicher Vertragsvergaben
Zur Vereinfachung und zur Erzielung wirtschaftlicher Vorteile sollen vorrangig unter Berücksichtigung der Kriterien gemeinschaftliche Vertragsvergaben genutzt werden (z. B. Bündeleinkäufe, Rahmenverträge, Sammelbestellungen).
6
Lieferantenauswahl
6.1
Identifikation geeigneter Lieferanten
Sofern nicht gemeinschaftliche Vertragsvergaben nach Nummer 5 genutzt werden, sind auf Basis der Bedarfsermittlung Angebote geeigneter Lieferanten unter Berücksichtigung des Auftragsvolumens und der weiteren nachfolgenden Anforderungen einzuholen.
6.2
Maßgebliches Auftragsvolumen
1 Als Auftragsvolumen ist der zu erwartende Bruttorechnungswert aller durch den Auftrag zu erwartenden Teilrechnungen maßgeblich. 2 Bei längerfristigen Verträgen nach Nummer 6.5 ist dies das beauftragte Volumen über die gesamte Laufzeit. 3 Die Teilung eines geplanten Auftrags ist unzulässig, sofern damit der Zweck verfolgt wird, die nach Nummer 6.3 bis 6.5 vorgegebenen Schwellenwerte zu unterschreiten. 4 Stellt sich im Verlauf der Lieferantenauswahl heraus, dass das zu erwartende Auftragsvolumen einen der definierten Schwellenwerte übersteigt, ist das Verfahren des höheren Schwellenwertes anzuwenden. 5 Soweit nicht anders angegeben sind die Werte Bruttowerte einschließlich der jeweils geltenden Umsatzsteuer.
6.3
Mindestanforderungen an die Angebotsauswahl und deren Dokumentation
6.3.1
Auftragsvolumen bis 1000 Euro
1 Mindestens ein geeignetes Angebot ist mit gängigen Marktpreisen abzugleichen. 2 Ein formloser Abgleich ohne Dokumentation ist ausreichend. 3 Der „Bewertungsbogen Angebotsvergleich“ (Anlage 2) kann als Hilfsmittel verwendet werden.
6.3.2
Auftragsvolumen von über 1000 Euro bis zu 5000 Euro
1 Ein Abgleich der geeigneten Angebote mindestens zweier Anbieter gegeneinander und mit gängigen Marktpreisen ist durchzuführen. 2 Die verglichenen Leistungen und Preise sind formlos schriftlich zu dokumentieren. 3 Der „Bewertungsbogen Angebotsvergleich“ (Anlage 2) kann als Hilfsmittel verwendet werden.
6.3.3
Auftragsvolumen über 5000 Euro
1 Erforderlich ist eine schriftliche Angebotsaufforderung mit identischer Leistungsbeschreibung. 2 Es ist ein strukturierter Vergleich von mindestens drei schriftlichen Angeboten durchzuführen. 3 Die Vergabeentscheidung ist schriftlich zu begründen. 4 Überschreitet das Auftragsvolumen 20 000 Euro, ist die schriftliche Bewertung der Angebote unter Verwendung des „Bewertungsbogens Angebotsvergleich“ (Anlage 2) mit Bewertungskriterien durchzuführen.
6.4
Vereinfachungsregelungen für die Angebotseinholung
6.4.1
Wiederkehrender Bedarf
1 Die Einholung mehrerer Angebote nach Nummer 6.3.2 und 6.3.3 kann entfallen, wenn es sich um einen wiederkehrenden Bedarf handelt und auf einen unter Wettbewerbsbedingungen verhandelten Vorauftrag Bezug genommen werden kann. 2 Spätestens nach vier Jahren sind Preisprüfungen in Abhängigkeit von den Marktverhältnissen vorzunehmen.
6.4.2
Keine Möglichkeit zur Einholung mehrerer Angebote
1 Ebenso entfällt die Einholung mehrerer Angebote, wenn für das benötigte Produkt oder die Leistung trotz intensiver Bemühungen nicht mehrere Angebote erhalten werden können. 2 Das Verfahren ist zu dokumentieren.
6.4.3
Freiberufliche Leistungen
Bei freiberuflichen Leistungen gilt bei Nummer 6.3.2 ein oberer Schwellenwert von 20 000 Euro und bei Nummer 6.3.3 von 50 000 Euro.
6.4.4
Produkte mit Preisbindung
Bei Produkten, die einer Preisbindung unterliegen, beschränken sich die Kriterien für die Angebotseinholung auf Lieferanten- und Sozialkriterien.
6.5
Längerfristige Verträge
Bei Aufträgen, bei denen die Leistungserbringung und die Zahlung über mehrere Haushaltsjahre erfolgt, ist insbesondere zu berücksichtigen:
a.
Ist die Laufzeit unbestimmt, ist das Auftragsvolumen bis zum ersten möglichen Kündigungszeitpunkt zugrunde zu legen und eine Überwachung der Kündigungsfristen durch geeignete Regelungen sicherzustellen.
b.
Ausreichende Haushaltsmittel müssen aller Voraussicht nach auch in allen Folgejahren, auf die sich die Aufträge beziehen, zur Verfügung stehen und die Bereitstellung der Haushaltsmittel ist in den nachfolgenden Haushalten einzuplanen.
c.
Bei technischen Geräten sind in die Betrachtung die gesamten Lebenszykluskosten einzubeziehen, wobei sicherzustellen ist, dass der voraussichtliche Lebenszyklus mindestens der Dauer der buchhalterischen Abschreibungszeiträume entspricht.
d.
Hinsichtlich des Auftragsvolumens ist Nummer 6.2 Satz 2 zu beachten.
6.6
Auftragserteilung, Bestellung
Das über alle Kriterien beste Angebot ist auszuwählen.
6.7
Auftragsbestätigung
1 Bei allen Aufträgen, denen kein schriftliches Angebot zugrunde liegt, ist außer bei geringwertigen Wirtschaftsgütern eine Auftragsbestätigung des Lieferanten zu verlangen. 2 Diese ist vom Auftraggebenden auf Übereinstimmung mit der Erteilung zu prüfen und dem Bestellvorgang hinzuzufügen.
7
Dokumentation und Zuständigkeiten
7.1
Dokumentation, Aufbewahrung
1 Die Erteilung von Aufträgen muss nachvollziehbar dokumentiert werden. 2 Sie ist zusammen mit bereits eingeholten Angeboten und den erforderlichen Dokumentationen zur Angebotsauswahl abzulegen. 3 Dies gilt auch für Online-Bestellungen. 4 Für die Aufbewahrung gilt § 81 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen des kaufmännischen Rechnungswesens und § 81 der Rechtsverordnung über die Haushaltsführung nach den Grundsätzen der Erweiterten Kameralistik.
7.2
Zuständigkeiten
Die Zuständigkeiten für die Beschaffung und die Vergabe von Aufträgen sind in den kirchlichen Körperschaften und unselbstständigen Einrichtungen schriftlich zu regeln, soweit sie sich nicht aus dem geltenden Recht ergeben.
8
Inkrafttreten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2019 in Kraft.
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Anlagen
Kriterienkatalog
Bewertungsbogen Angebotsvergleich
Anwendungshinweise zum Bewertungsbogen
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Anlage 1

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Anlage 2

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Anlage 3

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Hinweise zur Anwendung des Bewertungsbogens
(zu Nummer 4.2 b BeschVwV)
Rolle des Bewertungsbogens bei der Lieferantenauswahl
Der Bewertungsbogen in Form einer Checkliste dient der Umsetzung und Dokumentation der Bedarfsermittlung und der Lieferantenauswahl im Rahmen einer Vergabe und Abwicklung von Aufträgen. Dies betrifft grundsätzlich jede Art von Lieferungen und Leistungen in Form von Kauf-, Pacht-, Miet-, Leasing-, Leih-, Dienstleistungs-, Werk- oder Werklieferungsverträgen.
Die Überlegungen, die zur Auswahl und Beauftragung eines Lieferanten geführt haben, werden dadurch nachvollziehbar. Die ausdrückliche Auseinandersetzung mit den Auswahlkriterien erhöht zudem die Wahrscheinlichkeit, dass möglichst alle für ein Produkt oder eine Leistung relevanten Kriterien in die Auswahlentscheidung einfließen.
Anwendung als Hilfsmittel
Grundsätzlich ist die Berücksichtigung der Kriterien bei jeder Art von Aufträgen sicherzustellen. Der Bewertungsbogen kann dabei als Hilfsmittel verwendet werden. Der Arbeitsaufwand ist in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragsvolumen zu halten.
Bei Aufträgen mit einem Gesamtvolumen von über 20 000 Euro ist die Verwendung des Bewertungsbogens verpflichtend.
Hinweise zum Ausfüllen des Bewertungsbogens
Auswahl von Kriterien
Im Bewertungsbogen sind unter den wirtschaftlichen und den nachhaltigen Kriterien jeweils Einzelkriterien einzutragen, die relevant für den jeweiligen Auftrag sind. Es wird empfohlen, insgesamt nicht mehr als zehn Einzelkriterien zu benennen.
Die im Kriterienkatalog aufgeführten Einzelkriterien sind für die unterschiedlichen Aufträge relevant. Aus diesem Katalog sind Kriterien auszuwählen und in den Bewertungsbogen zu übertragen. Einige Einzelkriterien können schon bei der Definition der Produktanforderungen eine Rolle spielen, z. B. der Weißegrad von Recyclingpapier. Zudem empfiehlt es sich, die Lebenszykluskosten für Elektronik, Computer, Kühlschränke etc. über die angegebene Website zu berechnen. Es können weitere Einzelkriterien hinzugefügt werden.
Ausschlusskriterien
Hier werden die Kriterien eingestellt, die Mindestanforderungen definieren. Dies sind z. B. qualitative oder Leistungsanforderungen an ein Produkt, können aber auch andere Mindestbedingungen sein (z. B. Garantielaufzeit, Sicherheitsbestimmungen, Recyclingfähigkeit, Einhaltung der Arbeitsnormen bei der Herstellung, Blauer Engel Label). Wird eines dieser Ausschlusskriterien nicht erfüllt, führt dies bereits an dieser Stelle zum Ausschluss des Angebots.
Weitere Einzelkriterien
  • Gewichtung
    Die weiteren ausgewählten Einzelkriterien, die nicht zum Ausschluss führen, sind mit Gewichten zu versehen. Die Gewichte müssen in Summe 100 Punkte ergeben. Dabei sollten jeweils 50 Punkte für wirtschaftliche Kriterien und nachhaltige Kriterien vergeben werden.
  • Bewertung
    Die zur Auswahl stehenden Lieferanten sind bezüglich der Einzelkriterien, die nicht Ausschlusskriterien sind, zu bewerten. Es können Punktwerte 0, 1 oder 2 vergeben werden (0 = Kriterium nicht erfüllt, 1 = teilweise erfüllt, 2 = hohe Erfüllung).
  • Auswertung:
    Das Angebot mit dem höchsten gewichteten Punktwert in der Zeile „Gesamtbewertung“ ist auszuwählen.