.Allgemeine Verwaltungsanordnung
Anlage 2
#Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur
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#Gruppe 2 und 3 Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
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Allgemeine Verwaltungsanordnung
über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut
(Registraturordnung)1#
Vom 24. November 1998
###Das Nordelbische Kirchenamt hat aufgrund von Artikel 102 Absatz 3 der Verfassung die folgende Verwaltungsanordnung erlassen:
#§§ 1 bis 15
(aufgehoben)
#Anlage 1
(aufgehoben)
#Anlage 2
(zu § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998)
#Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur
(Fristenplan)
Hinweise zur Handhabung:
In den nachfolgenden Fristenplan wurden nur diejenigen Fristen aufgenommen, die von der in § 12 Absatz 5 der Registraturordnung festgesetzten Frist von 15 Jahren abweichen.
2. Fristbeginn
Normalerweise beginnt die Frist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Band oder die Akte abgeschlossen worden ist. Bei Abweichungen ist der Fristbeginn in der Liste genannt.
3. Ende der Aufbewahrungsfrist
Am Ende der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut dem jeweiligen kirchlichen Archiv anzubieten. Von der Anbietungspflicht ausgenommen ist Schriftgut, das vom Nordelbischen Kirchenarchiv zur selbstständigen Vernichtung freigegeben ist. Näheres bestimmen die Regelungen nach § 3 Absatz 3 Kassationsordnung vom 2. Februar 1999.
4. Gliederung der Sachgruppen
Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan“, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die hier aufgeführten sachsystematischen Gruppen zu verwenden.
Gliederung des „Westerländer Aktenplan“ | |
0 | Organisation, Dienststellenverwaltung |
1 | Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft |
2 | Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren |
3 | Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter |
4 | Verkündigung und Seelsorge |
5 | Diakonische Arbeit |
6 | Bauwesen |
7 | Finanzwesen |
8 | Vermögen |
9 | Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation |
Gruppe 0 Organisation
Aktentyp | Fristbeginn | |
Protokolle, Rundschreiben anderer kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine | 2 | |
Vorbereitendes Schriftgut für Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Freizeiten usw. | 2 | |
Materialbeschaffung >> auch für Kindergarten, Gemeindekreise | 5 | |
Geschäftsbücher ohne Bezug zur Aktenordnung | 5 | |
Sachausstattung der Diensträume >> auch Kindergarten, Gemeinderäume | 10 |
Gruppe 1 Verfassung
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter, vorgesetzter oder anderer kirchlicher Stellen | 2 | |
(Wahlbenachrichtigungskarten, Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) Belege über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften | 2 | nach Ablauf der jeweiligen Amtsperiode |
Prozessakten | 30 |
Gruppe 2 und 3 Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
sowie Dienstrecht der Mitarbeiter
(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen | nach Besetzung der Stelle zurücksenden | |
Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen | 1 | |
Fahrtenbücher | 2 | |
Urlaubslisten | 7 | |
Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten | 5 | Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde |
Gehalts- und Lohnlisten sowie sonstige Zahlungslisten im Personalwesen | 7 | |
Unterlagen über Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft (keine Einzelfälle) | 10 | |
Abwicklung von Einzelfällen der Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft | 10 | Abschluss des Einzelfalls |
Gruppe 4 Verkündigung, Seelsorge
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen | 1 | |
An- und Abmeldungen, Überweisung zum Konfirmanden- oder Religionsunterricht | 2 | |
An- und Abmeldungen zu Gemeindekreisen und Vereinen | 2 |
Gruppe 5 Diakonische Arbeit
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
An- und Abmeldungen zum Kindergarten/ Kindertagesstätte | 2 |
Gruppe 6 Bauwesen
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Werkverträge und Wartungsverträge | 5 | Beendigung des Vertragsverhältnisses |
10 |
Gruppe 7 Finanzwesen5#
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Mahnschreiben | 1 | |
Kontoauszüge | 7 | Entlastung |
Solllisten | 7 | Entlastung |
Saldenlisten | 7 | Entlastung |
Kontogegenbuch | 7 | Entlastung |
Regelmäßige Kassenstandsberichte | 7 | Entlastung |
Porto- und Postbücher | 7 | Entlastung |
7 | Entlastung | |
Haushaltsüberwachungslisten | 7 | Entlastung |
Akten und Niederschriften über Kassenprüfungen und außerordentliche Rechnungsprüfungen | 7 | Entlastung |
10 | Entlastung | |
Einzelfallakten über die Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuer | 10 | Abschluss der Einzelfälle |
10 | Entlastung | |
Gruppensammelblatt | 10 | Entlastung |
Sparbuch | 10 | Entwertung |
10 | Entlastung | |
Akten über die Wirtschaftsführung bei betriebswirtschaftlich geführten Einrichtungen | 10 | Betriebsprüfung |
Gruppe 8 Vermögen
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Akten und Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern | 5 | |
Verträge und Vereinbarungen über Gräbernutzung (Einzelfälle) | 10 | Beendigung des Vertragsverhältnisses |
Akten über Verpachtung und Vermietung | 10 | Beendigung des Vertragsverhältnisses |
Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen) | 10 | Beendigung des Vertragsverhältnisses |
Abwicklung einzelner Versicherungsfälle | 10 | Abschluss des Einzelfalls |
Akten über Versicherungen | 10 | Beendigung des Versicherungsverhältnisses |
Versicherungspolicen | 10 | Beendigung des Versicherungsverhältnisses |
Verträge über Hypotheken und Darlehen | 30 | nach Abtrag der Schuld |
Gruppe 9 Kirchenbuch-, Meldewesen
Aktentyp | Frist | Fristbeginn |
Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder | 1 | |
Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse | 1 | |
2 | Revision des Kirchenbuchs nach Eintragung | |
Gemeindegliederverzeichnisse | 2 | |
Akten über die Erstellung statistischer Berichte | 10 |
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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 15.2 der Verwaltungsvorschrft über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung) vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 287) mit Ausnahme ihrer Anlage 2 mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft.
1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 15.2 der Verwaltungsvorschrft über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung) vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 287) mit Ausnahme ihrer Anlage 2 mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft.
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2 ↑ Wichtiger Hinweis für alle rechtlich selbstständigen Einrichtungen: Hinsichtlich der Fristen unterliegen diese zusätzlich zum Steuerrecht dem Handelsrecht; zu beachten sind die §§ 238, 257, 261 HGB sowie § 147 AO in der jeweiligen Fassung.
2 ↑ Wichtiger Hinweis für alle rechtlich selbstständigen Einrichtungen: Hinsichtlich der Fristen unterliegen diese zusätzlich zum Steuerrecht dem Handelsrecht; zu beachten sind die §§ 238, 257, 261 HGB sowie § 147 AO in der jeweiligen Fassung.
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4 ↑ D. h. keine genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).Red. Anm.: Die genannte Verwaltungsanordnung trat am. 2. Februar 2010 gem. § 28 Absatz 2 Nummer 1 der Kirchenbaurechtsverordnung vom 12. Januar 2010 (GVOBl. S. 31) außer Kraft.
4 ↑ D. h. keine genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).Red. Anm.: Die genannte Verwaltungsanordnung trat am. 2. Februar 2010 gem. § 28 Absatz 2 Nummer 1 der Kirchenbaurechtsverordnung vom 12. Januar 2010 (GVOBl. S. 31) außer Kraft.
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5 ↑ Red. Anm.: Die in Gruppe 7 genannten Aufbewahrungsfristen und die Verweise zu § 52 HhKRVO sind z. T. veraltet. Wir verweisen hierzu auf § 147 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die zuletzt durch Artikel 33 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) geändert worden ist, in ihrer jeweils geltenden Form; danach beträgt die Aufbewahrungsfrist etwa für Buchungsbelege zehn Jahre nach deren Entstehen.
5 ↑ Red. Anm.: Die in Gruppe 7 genannten Aufbewahrungsfristen und die Verweise zu § 52 HhKRVO sind z. T. veraltet. Wir verweisen hierzu auf § 147 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die zuletzt durch Artikel 33 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) geändert worden ist, in ihrer jeweils geltenden Form; danach beträgt die Aufbewahrungsfrist etwa für Buchungsbelege zehn Jahre nach deren Entstehen.
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6 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
6 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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7 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
7 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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8 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
8 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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9 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
9 ↑ §§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]
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10 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Absatz 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung“.
10 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Absatz 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung“.