.Regelung des Nordelbischen Kirchenarchivs
Geltungszeitraum von: 02.03.1999
Geltungszeitraum bis: 30.06.2022
Regelung des Nordelbischen Kirchenarchivs
über die selbstständige Vernichtung
von allgemeinem Verwaltungsschriftgut1#
Vom 2. März 19992#
#In Ausführung von § 5 Absatz 1 des Archivgesetzes vom 11. Februar 1991 (GVOBl. S. 99) in Verbindung mit § 3 Absatz 3 der Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) wird folgende Regelung getroffen:
Hinweise zur Handhabung:
1. Grundsatz
1 Die nachfolgend aufgeführten Aktentypen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selbstständig vernichtet werden. 2 Dies betrifft nur Schriftgut, das nach 1950 entstanden ist.
2. Aufbewahrungsfristen
Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen sowie der jeweilige Fristbeginn sind der Anlage 2 nach § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998 (Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur) zu entnehmen.
3. Ausnahmen
In den Fällen der Ausnahmen ist das Schriftgut dem kirchlichen Archiv zuzuführen.
4. Gliederung der Sachgruppen
1 Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan”, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. 2 Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die sachsystematischen Gruppen zu verwenden.
Gliederung des „Westerländer Aktenplans”
0 | Organisation, Dienststellenverwaltung |
1 | Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft |
2 | Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren |
3 | Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter |
4 | Verkündigung und Seelsorge |
5 | Diakonische Arbeit |
6 | Bauwesen |
7 | Finanzwesen |
8 | Vermögen |
9 | Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation |
Gruppe 0 | Organisation |
Aktentyp | Ausnahmen |
Protokolle, Rundschreiben anderer kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine | sofern keine Stellungnahmen oder Reaktionen erfolgt sind |
Materialbeschaffung > > auch für Kindergarten, Gemeindekreise | |
Geschäftsbücher ohne Bezug zur Aktenordnung |
Gruppe 1 | Verfassung |
Aktentyp | Ausnahmen |
Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter, vorgesetzter oder anderer kirchlicher Stellen | sofern keine Stellungnahmen oder Reaktionen erfolgt sind |
Belege (Wahlbenachrichtigungskarten, Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften | wenn das Wahlergebnis bzw. Wahlprotokoll nicht vorliegt |
Prozessakten | sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind (Zivil-, Arbeitsprozesse) |
Gruppe 2 und 3 | Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren sowie Dienstrecht der Mitarbeiter |
(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)
Aktentyp | Ausnahmen |
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen | nach Besetzung der Stelle zurücksenden |
Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen | |
Fahrtenbücher | |
Urlaubslisten | |
Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten | Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, für den sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden |
Abwicklung von Einzelfällen der Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft |
Gruppe 4 | Verkündigung, Seelsorge |
Aktentyp | Ausnahmen |
Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen | |
An- und Abmeldungen, Überweisung zum Konfirmanden- oder Religionsunterricht | Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden |
Gruppe 5 | Diakonische Arbeit |
Aktentyp | Ausnahmen |
An- und Abmeldungen zum Kindergarten/ Kindertagesstätte | Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden; nur wenn Gesamtanmeldeliste existiert |
Gruppe 6 | Bauwesen |
Aktentyp | Ausnahmen |
Werkverträge und Wartungsverträge | Werk- und Wartungsverträge für Glocken und Orgel |
Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäude > > auch Kindergarten, Dienstwohnungen |
Gruppe 7 | Finanzwesen |
Aktentyp | Ausnahmen |
Mahnschreiben | |
Kontoauszüge | |
Solllisten | |
Saldenlisten | |
Kontogegenbuch | |
Regelmäßige Kassenstandsberichte | |
Porto- und Postbücher | |
Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art | |
Sparbuch | |
Kassentagebuch |
Gruppe 8 | Vermögen |
Aktentyp | Ausnahmen |
Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen) | |
Abwicklung einzelner Versicherungsfälle |
Gruppe 9 | Kirchenbuch-, Meldewesen |
Aktentyp | Ausnahmen |
Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder | |
Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse | |
Kirchenein-, Kirchenaus- und -übertrittserklärungen | |
Gemeindegliederverzeichnisse | Von jedem dritten Jahr ist ein Ausdruck oder eine andere Übersicht dauernd aufzubewahren |
#
1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 3 Buchstabe b der Verwaltungsvorschrift zur Rechtsbereinigung im Datenschutz, im Archivwesen und in anderen Bereichen der landeskirchlichen Verwaltung vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 286) mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft. Sie galt zuvor auf dem Gebiet der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widersprach oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wurde, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 des Einführungsgesetzes vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.
1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 3 Buchstabe b der Verwaltungsvorschrift zur Rechtsbereinigung im Datenschutz, im Archivwesen und in anderen Bereichen der landeskirchlichen Verwaltung vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 286) mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft. Sie galt zuvor auf dem Gebiet der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widersprach oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wurde, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 des Einführungsgesetzes vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.
#
2 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift wurde unter diesem Datum im Gesetz- und Verordnungsblatt der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche bekannt gemacht. Gemeint war damit wohl das Inkrafttretensdatum, das sich dann nämlich mit dem der zeitgleich bekanntgemachten Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) deckt.
2 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift wurde unter diesem Datum im Gesetz- und Verordnungsblatt der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche bekannt gemacht. Gemeint war damit wohl das Inkrafttretensdatum, das sich dann nämlich mit dem der zeitgleich bekanntgemachten Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) deckt.
#
3 ↑ D. h. genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).
3 ↑ D. h. genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).
#
5 ↑ Hierunter fallen alle genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124)
5 ↑ Hierunter fallen alle genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124)
#
6 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Abs. 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung”.
6 ↑ Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Abs. 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung”.