Orientierungshilfen für die Arbeitsweise und Entscheidungsfindung im Kirchengemeinderat

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Verantwortlich für die Vorbereitung der Sitzung ist das vorsitzende Mitglied (§ 25 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung).

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Sitzungen des Kirchengemeinderats sind einzuberufen, sooft die Aufgaben es erfordern, der Kirchengemeinderat soll mindestens alle sechs Wochen zusammentreten (§ 26 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung). Zu beachten ist, dass in den Ausnahmefällen des § 26 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung zwingend eine Sitzung einzuberufen ist.

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Festzulegen sind Ort, Tag und Uhrzeit der regulären Sitzung nach der generellen Beschlussfassung des Kirchengemeinderats bzw. den Gepflogenheiten in der Kirchengemeinde.

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Das vorsitzende Mitglied stellt die vorläufige Tagesordnung auf (§ 25 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung). Aufzunehmen sind auch Tagesordnungspunkte, die von Mitgliedern des Kirchengemeinderats verlangt werden (§ 25 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung).

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Es ist zu prüfen, ob alle Beratungsunterlagen zu den Tagesordnungspunkten vorliegen. Die Beratungsunterlagen dienen der Vorbereitung auf die Sitzung. Die Mitglieder des Kirchengemeinderats sollen in die Lage versetzt werden, sich gründlich und sachbezogen zu informieren und sich zumindest eine vorläufige Meinung zu bilden bzw. sich auf weiterführende Nachfragen vorzubereiten. Der Umfang der Unterlagen hängt maßgeblich vom Inhalt und der Bedeutung des zu treffenden Beschlusses ab.¹#

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Es ist zu prüfen, ob die Niederschrift der letzten Sitzung vorliegt (§ 35 Absatz 4 Kirchengemeindeordnung).

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Es ist zu prüfen, ob zu fassende Beschlüsse einer kirchenaufsichtlichen Genehmigung bedürfen (insbesondere § 86 Kirchengemeindeordnung, eventuelle spezialgesetzliche Genehmigungsvorbehalte bzw. solche aus der jeweiligen Kirchenkreissatzung sind zu beachten). Sofern dies der Fall ist, empfiehlt es sich, die Sachverhalte vor einer abschließenden Entscheidung mit der genehmigenden Stelle (Kirchenkreis oder Landeskirchenamt) vorzuberaten.

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Sind Aufgabenbereiche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei den anstehenden Beratungen betroffen, sollen diese zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt hinzugezogen und rechtzeitig eingeladen werden (§ 28 Absatz 3 Kirchengemeindeordnung).

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Die der Kirchengemeinde zugeordneten Vikarinnen und Vikare nehmen an den Sitzungen des Kirchengemeinderats mit beratender Stimme teil und sind mit einzuladen (§ 28 Absatz 4 Satz 1 Kirchengemeindeordnung). In Pfarrsprengeln mit mehreren gemeinsamen Pfarrstellen können die Pastorinnen und Pastoren, die dem jeweiligen Kirchengemeinderat nicht angehören (siehe § 17 Absatz 2 Satz 2 Kirchengemeindeordnung), an den Sitzungen des Kirchengemeinderats mit beratender Stimme teilnehmen (§ 28 Absatz 4 Satz 2 Kirchengemeindeordnung). Auch sie sind einzuladen. Hingegen sind Pastorinnen und Pastoren, die für länger als drei Monate ununterbrochen und in vollem Umfang zu Vertretungsdiensten für eine Pfarrstelle in einer Kirchengemeinde schriftlich verpflichtet worden sind, den Mitglieder kraft Amtes gleichgestellt. Sie sind also Mitglieder mit allen Rechten und Pflichten (§ 17 Absatz 3 Nummer 4 Kirchengemeindeordnung).

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Werden weitere sachkundige Personen in der Sitzung benötigt, können diese zu bestimmten Tagesordnungspunkten hinzugezogen werden (§ 28 Absatz 5 Kirchengemeindeordnung). Auf diese Weise können Mitglieder von Ausschüssen, die nicht Mitglieder des Kirchengemeinderats sind, zu relevanten Tagesordnungspunkten hinzugezogen werden.

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Sollen Personalentscheidungen (z. B. Einstellung von Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern) getroffen werden, bietet es sich ggf. an, die betroffenen Personen zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt einzuladen, damit diese die Gelegenheit haben, sich vorzustellen oder zu äußern. Zu beachten ist, dass die jeweiligen Personen bei der Beratung und Entscheidung nicht anwesend sein dürfen (§ 28 Absatz 2 Satz 2 Kirchengemeindeordnung). Arbeitsrechtliche Fragen sind ggf. vorab mit der Personalabteilung der Kirchenkreisverwaltung zu klären. Insbesondere ist zu prüfen, ob die Mitarbeitervertretung zu beteiligen ist.

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Sollen Wahlen abgehalten werden, können ggf. die Kandidatinnen und Kandidaten zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt eingeladen werden, um sich vorzustellen.

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Es sind ggf. Stimmzettel vorzubereiten.

Soll die Sitzung als Videokonferenz stattfinden, sind § 26 Absatz 4 Kirchengemeindeordnung in Verbindung mit der Geschäftsordnung oder dem entsprechenden Beschluss des Kirchengemeinderats und das Videokonferenzengesetz zu beachten.

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Bei der Einladung zur Sitzung ist eine Einladungsfrist von fünf Tagen einzuhalten. Die Einladungsfrist in § 26 Absatz 3 Satz 1 Kirchengemeindeordnung sieht einen Mindestzeitraum von fünf vollen Tagen vor, der zwischen dem Zugang der Einladung und der Kirchengemeinderatssitzung liegen muss. Die Berechnung dieser Frist erfolgt gemäß § 18 Absatz 1 Verwaltungsverfahrens- und -zustellungsgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (VVZG-EKD) nach §§ 187 bis 193 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Frist beginnt nach § 187 Absatz 1 BGB an dem auf den Zugang der Einladung folgenden Tag zu laufen. Es müssen fünf volle Tage zwischen diesem Tag und dem Sitzungstag liegen. Der Sitzungstag zählt bei der Berechnung der Frist nicht mit. Sonnabende, Sonntage und gesetzliche Feiertage, die innerhalb der Frist liegen, zählen bei der Fristberechnung mit. Fällt jedoch das Fristende auf einen dieser Tage, so endet die Frist erst mit Ablauf des nächsten Werktags (§ 18 Absatz 3 Satz 1 VVZG-EKD). Geht die Einladung also an einem Mittwoch zu, so beginnt die Frist am Donnerstag zu laufen, sodass die Sitzung am darauffolgenden Dienstag stattfinden kann. Erfolgt die Einladung auf dem Postweg, ist zusätzlich eine Postlaufzeit hierfür einzurechnen (in der Regel wird von einem Zugang am dritten Tag nach Absenden ausgegangen). Erfolgt die Einladung per E-Mail, gilt sie als am nächsten Tag zugegangen. Die Einladung schließt die Tagesordnung und die Beratungsunterlagen mit ein, diese können nicht außerhalb der Ladungsfrist nachgereicht werden.²#

Nur wenn die Sitzung unaufschiebbar ist, kann die Frist unterschritten werden, wenn nicht mindestens ein Drittel der Mitglieder des Kirchengemeinderats widerspricht (§ 26 Absatz 3 Satz 2 Kirchengemeindeordnung).

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Die Einladung ergeht schriftlich unter Übersendung der vorläufigen Tagesordnung, der Niederschrift der letzten Sitzung sowie der Beratungsunterlagen (§ 26 Absatz 3 Satz 1, § 35 Absatz 4 Kirchengemeindeordnung). Die Übersendung kann grundsätzlich auch per E-Mail erfolgen, sofern die Mitglieder des Kirchengemeinderats über eine E-Mail-Adresse verfügen (§ 36 Kirchengemeindeordnung). Sofern vertrauliche Unterlagen oder solche mit personenbezogenen Daten übermittelt werden, ist eine Verschlüsselung durch den Einsatz aktueller Verschlüsselungstechnologien sicherzustellen, die ein unbefugtes Lesen durch dritte Personen verhindern, alternativ sind diese per Post zu versenden.

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Die Leitung der Sitzung liegt bei dem vorsitzenden Mitglied des Kirchengemeinderats, im Verhinderungsfall bei dem stellvertretenden vorsitzenden Mitglied. Sind beide Mitglieder verhindert, entscheidet der Kirchengemeinderat im Einzelfall (§ 27 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung).

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Das die Sitzung leitende Mitglied kann die Sitzungsleitung einem anderen Mitglied des Kirchengemeinderats übertragen (§ 27 Absatz 3 Kirchengemeindeordnung). Die Übertragung kann punktuell für einzelne Tagungsordnungspunkte oder auch für die gesamte Sitzung erfolgen, nicht jedoch für mehrere Sitzungen hintereinander oder die gesamte Amtszeit. Nicht unter die Übertragung fallen die originären Rechte des vorsitzenden Mitglieds wie Einladung, Beanstandung etc.

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Die Sitzung wird mit Gottes Wort und Gebet eröffnet (§ 27 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung).

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Es folgt die Feststellung der Beschlussfähigkeit. Der Kirchengemeinderat ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mehr als die Hälfte der gesetzlichen Mitglieder anwesend ist (§ 29 Absatz 1 Satz 1 Kirchengemeindeordnung).

Zur Feststellung der Beschlussfähigkeit gehört die ordnungsgemäße Einladung. Ist die Einladung im Hinblick auf den Sitzungstag verspätet versandt worden, so liegt keine ordnungsgemäße Einladung und somit keine Beschlussfähigkeit vor. Ist die Ladungsfrist nicht eingehalten worden, sind aber trotzdem alle Mitglieder des Kirchengemeinderats erschienen und erhebt sich kein Widerspruch gegen die Feststellung der Beschlussfähigkeit oder wird der verspäteten Ladung ausdrücklich zugestimmt, so gilt die fehlerhafte Ladung als geheilt.³#

Für die Berechnung der Beschlussfähigkeit gilt, dass die Mitgliederzahl eines Gremiums nicht starr fixiert ist. Sie kann sich beim Kirchengemeinderat kurzfristig ändern, wenn Mitglieder dauerhaft ausscheiden (durch Tod, Verzicht, Wegfall der Wählbarkeitsvoraussetzungen), da es keine kirchengesetzliche Vorschrift gibt, die eine automatische Ersatzmitgliedschaft oder ein automatisches Nachrücken vorsieht. Wenn die Nachwahl oder Nachberufung noch nicht rechtswirksam erfolgt ist, errechnet sich die jeweilige Mitgliederzahl abzüglich der ausgeschiedenen, noch nicht wieder ersetzten (ehemaligen) Mitglieder des Gremiums. Dies gilt ausdrücklich nicht für die normale Verhinderung von Mitglie

dern (durch Krankheit, Urlaub etc.).⁴#

Zu einzelnen Tagesordnungspunkten möglicherweise befangene Mitglieder gelten im Sinne der Beschlussfähigkeit als anwesend (§ 29 Absatz 1 Satz 2 Kirchengemeindeordnung).

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Die Protokollführung ist sicherzustellen (§ 35 Absatz 1 Satz 1 Kirchengemeindeordnung). Jedes Mitglied ist berechtigt, das Protokoll zu führen. Es bietet sich an, eine generelle Regelung zur Protokollführung für die Amtszeit des Kirchengemeinderats zu treffen. Zum Inhalt der Niederschrift ist § 35 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung zu beachten.

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Der Kirchengemeinderat tagt in der Regel in nicht öffentlicher Sitzung (§ 28 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung). Er kann jedoch beschließen, ganz oder teilweise in öffentlicher Sitzung zu tagen (§ 28 Absatz 2 Satz 1 Kirchengemeindeordnung). Diese Entscheidung kann zu Beginn jeder Sitzung erfolgen oder generell für die Amtszeit getroffen werden, zum Beispiel auch im Rahmen einer Geschäftsordnung (§ 46 Kirchengemeindeordnung). Die Beratung und Beschlussfassung über die Frage, ob öffentlich getagt werden soll, erfolgt unter Ausschluss der Öffentlichkeit (§ 28 Absatz 2 Satz 3 Kirchengemeindeordnung).

Wird kein Beschluss zu dieser Frage gefasst, gilt der Grundsatz, dass in nicht öffentlicher Sitzung getagt wird.

Zu beachten ist, dass bestimmte Tagesordnungspunkte nach § 28 Absatz 2 Satz 1 und 2 Kirchengemeindeordnung zwingend in nicht öffentlicher Sitzung zu behandeln sind (Personalentscheidungen, Grundstücksgeschäfte, Vergabe von Aufträgen oder Behandlung von Angelegenheiten, die die persönlichen oder wirtschaftlichen Verhältnisse Einzelner berühren).

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Die endgültige Tagesordnung ist vor Eintritt in die Sachberatung durch Beschluss festzulegen (§ 30 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung). Die Tagesordnung kann mit einfacher Mehrheit der erschienenen Mitglieder ergänzt werden. Tagesordnungspunkte, die einen Beschluss erfordern, können nur ergänzt werden, wenn zwei Drittel der gesetzlichen Mitglieder erschienen sind und die Dringlichkeit von zwei Dritteln der Anwesenden beschlossen wird (§ 30 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung). Wahlen können nicht als Tagesordnungspunkte ergänzt werden (§ 34 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung).

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Die Niederschrift der vergangenen Sitzung ist abzunehmen. Gibt es Korrekturen zu der Niederschrift der vergangenen Sitzung, so sind diese in die Niederschrift der laufenden Sitzung aufzunehmen.

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Anschließend sind die weiteren Tagesordnungspunkte zu bearbeiten.

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Die Beschlussfassung richtet sich nach § 32 Kirchengemeindeordnung. Beschlüsse werden mit Stimmenmehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst, wenn nicht durch Kirchengesetz etwas anderes bestimmt ist. Bei der Berechnung der Stimmenmehrheit zählen nur die Ja- und Nein-Stimmen. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt (§ 32 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung).

Es ist nicht möglich, dass abwesende Mitglieder ihr Votum im Vorhinein schriftlich abgeben.

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Ausschlüsse von der Beratung und Entscheidung wegen Befangenheit sind zu beachten (§ 31 Kirchengemeindeordnung).

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Für die konstituierende Sitzung des Kirchengemeinderats und die Wahl des vorsitzenden und des stellvertretenden vorsitzenden Mitglieds ist § 22 Kirchengemeindeordnung zu beachten.

Mitarbeitende der Kirchengemeinde können nicht in den Vorsitz des Kirchengemeinderats gewählt werden (§ 22 Absatz 2 Satz 2 Kirchengemeindeordnung). Das gilt auch dann, wenn der Beschäftigungsumfang lediglich geringfügig ist.⁵#

Eine Abberufung des gewählten vorsitzenden und stellvertretenden vorsitzenden Mitglieds ist nur durch Neuwahl der Ämter möglich (§ 22 Absatz 5 Kirchengemeindeordnung), also nur dann, wenn andere Mitglieder des Kirchengemeinderats sich zur Wahl stellen und auch gewählt werden. Davon unberührt bleibt das Recht, selbst zurückzutreten, das grundsätzlich nicht eingeschränkt werden kann. Pastorinnen und Pastoren sind verpflichtet, an der Leitung der Gemeinde mitzuwirken (Artikel 16 Absatz 5 der Verfassung i. V. m. § 22 Absatz 3 Kirchengemeindeordnung). Die Mitwirkung im Vorsitz oder im stellvertretenden Vorsitz zählt mit zu den Dienstpflichten der Pastorin bzw. des Pastors. Daraus ergibt sich auch, dass ein Rücktritt für Pastorinnen bzw. Pastoren nur eingeschränkt möglich ist, nämlich nur dann, wenn es mindestens eine weitere Pastorin bzw. einen weiteren Pastor in der Kirchengemeinde gibt, die bzw. der in den Vorsitz oder stellvertretenden Vorsitz gewählt wird und damit durch die Neuwahl das bisherige vorsitzende oder stellvertretende vorsitzende Mitglied ablöst.

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Die Sitzung wird mit Gebet geschlossen (§ 27 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung).

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Verantwortlich für die Nachbereitung der Sitzung ist grundsätzlich das vorsitzende Mitglied.

Sobald die Niederschrift der Sitzung vorliegt, sind die Unterschriften des vorsitzenden Mitglieds und eines weiteren Mitglieds des Kirchengemeinderats einzuholen. Die Niederschrift ist in das Protokollbuch bzw. in die Niederschriftensammlung aufzunehmen. Die Seiten der Niederschriftensammlung sind fortlaufend zu nummerieren (§ 35 Absatz 1 und 3 Kirchengemeindeordnung). Zur Form des Protokollbuchs oder der Niederschriftensammlung gibt es verschiedene Traditionen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Vollständigkeit der Protokolle. Es sollte erkennbar sein, dass Protokolle aller Sitzungen vorhanden sind (z. B. durch Nummerierung der Sitzungen) und dass alle Seiten der einzelnen Protokolle vollständig vorhanden sind. Anlagen sind zum Protokoll zu nehmen und aufzubewahren.

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Die Niederschrift ist auf Anforderung an den Kirchenkreisrat zu übersenden (§ 35 Absatz 5 Kirchengemeindeordnung).

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Die Umsetzung der Beschlüsse erfolgt durch das vorsitzende Mitglied, wenn nicht der Kirchengemeinderat im Einvernehmen mit dem vorsitzenden Mitglied eine anderweitige Regelung getroffen hat (Übertragung auf ein anderes Mitglied des Kirchengemeinderats oder auf einen aus seiner Mitte gebildeten Geschäftsführenden Ausschuss, § 24 Absatz 1 Satz 1 und 2 Kirchengemeindeordnung).

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Bei der Vertretung im Rechtsverkehr, insbesondere bei der Abgabe von Verpflichtungserklärungen im Rahmen von Verträgen, ist § 23 Kirchengemeindeordnung zu beachten.

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Gesiegelte und unterzeichnete Protokollauszüge aller Beschlüsse sind zu erstellen, die an dritte Stellen weitergeleitet werden müssen (z. B. Kirchenkreis, Landeskirchenamt, Mitarbeitervertretung).

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Kirchenaufsichtliche Genehmigungen sind einzuholen (§ 86 Kirchengemeindeordnung, ggf. spezialgesetzliche Regelungen, ggf. Kirchenkreissatzung) und Anzeigepflichten nach § 87 Kirchengemeindeordnung sind zu beachten.

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Bei eventuellen Beanstandungen durch das vorsitzende oder das stellvertretende vorsitzende Mitglied ist nach § 33 Kirchengemeindeordnung zu verfahren.