.Mustergeschäftsordnung
Geschäftsordnung des Kirchengemeinderats
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Der Kirchengemeinderat der Evangelisch-Lutherischen Kirchengemeinde … hat sich in seiner Sitzung am … aufgrund von § 46 Kirchengemeindeordnung folgende Geschäftsordnung gegeben:#§ 1
§ 2
§ 3
§ 4
§ 5
§ 6
§ 7
Mustergeschäftsordnung
nach § 46 Kirchengemeindeordnung
Vorab sei darauf hingewiesen, dass die §§ 22 bis 45a der Kirchengemeindeordnung (EGVerf-Teil 4) alle Fragen im Zusammenhang mit der Geschäftsführung und den Sitzungen des Kirchengemeinderats umfassend regeln. Für eine Geschäftsordnung bleiben als Regelungsgegenstand nur Punkte, die speziell den Gepflogenheiten der einzelnen Kirchengemeinde entsprechen. Die sich anbietenden Themen sind in § 46 Kirchengemeindeordnung benannt. Der Kirchengemeinderat kann sich eine Geschäftsordnung geben, muss es aber nicht. Die einzelnen in diesem Muster angesprochenen Punkte kann der Kirchengemeinderat alternativ auch durch einzelne Beschlüsse regeln. Sowohl die Geschäftsordnung als auch entsprechende einzelne Beschlüsse sind grundsätzlich nur bis zum Ende der Amtszeit gültig und müssen von einem neuen Kirchengemeinderat wieder neu gefasst werden.
####Geschäftsordnung des Kirchengemeinderats
der Evangelisch-Lutherischen Kirchengemeinde …
nach § 46 Kirchengemeindeordnung
#Vom...
#§ 1
Ort und Zeit der Sitzung
Der Kirchengemeinderat tagt in der Regel … (Wochentag, Uhrzeit und Sitzungsturnus eintragen – Beachte: § 26 Absatz 1 Satz 2 Kirchengemeindeordnung: „Der Kirchengemeinderat soll mindestens alle sechs Wochen zusammentreten.“). Die Sitzungen finden statt im … (Gemeindehaus, Pastorat etc.).
#§ 2
Sitzungsunterlagen
Nach § 26 Absatz 3 Satz 1 Kirchengemeindeordnung ist zu den Sitzungen des Kirchengemeinderats schriftlich einzuladen. Der Kirchengemeinderat kann sich jedoch nach § 36 Kirchengemeindeordnung wahlweise dazu entscheiden, diese Unterlagen auch elektronisch per E-Mail zu versenden. Dabei ist die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente zu beachten (vgl. insbesondere § 28 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung).
Der Versand der Sitzungsunterlagen (Einladung, Tagesordnung, Protokoll, Beratungsunterlagen) erfolgt schriftlich.
Oder
Der Versand der Sitzungsunterlagen (Einladung, Tagesordnung, Protokoll, weitere Beratungsunterlagen) erfolgt in der Regel elektronisch per E-Mail. Mitglieder des Kirchengemeinderats ohne E-Mail-Zugang erhalten die Unterlagen schriftlich. Vertrauliche Unterlagen sind beim Versand per E-Mail durch den Einsatz aktueller Verschlüsselungstechnologien zu schützen. Alternativ sind diese per Post zu versenden.
#§ 3
Öffentlichkeit der Sitzung
An diesem Punkt hat der Kirchengemeinderat drei Alternativen.
1. Er fasst hierzu keinen Beschluss, dann gilt der Regelfall des § 28 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung: Der Kirchengemeinderat tagt in der Regel in nicht öffentlicher Sitzung.
2. Er kann zu Beginn einer Sitzung beschließen, dass er ganz oder zu einzelnen Tagesordnungspunkten in öffentlicher Sitzung tagen möchte. Dies kann zum Beispiel zu einem speziellen Tagesordnungspunkt der Fall sein, der das Interesse der Öffentlichkeit findet bzw. bei dem die Öffentlichkeit gewünscht wird. Dann sind jedoch die Einschränkungen des § 28 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung zu beachten.
3. Er beschließt, durch die Geschäftsordnung vom Regelfall des § 28 Absatz 1 Kirchengemeindeordnung abzuweichen und grundsätzlich in öffentlicher Sitzung zu tagen mit den Einschränkungen des § 28 Absatz 2 Kirchengemeindeordnung. Eine solche Regelung würde wie folgt lauten:
Der Kirchengemeinderat tagt in der Regel in öffentlicher Sitzung, jedoch nicht zu Tagesordnungspunkten, bei denen überwiegende kirchliche oder persönliche Interessen dies ausschließen. Dies ist insbesondere der Fall bei Personalangelegenheiten, Grundstücksgeschäften, der Vergabe von Aufträgen oder bei Angelegenheiten, die die persönlichen oder wirtschaftlichen Verhältnisse Einzelner berühren.
#§ 4
Videokonferenzen
Beispiel
Der Kirchengemeinderat tagt in der Regel in persönlicher Anwesenheit.
Der Kirchengemeinderat kann nach Frage des vorsitzenden Mitglieds mit Zustimmung der Mehrheit der anwesenden Mitglieder beschließen, einzelne Sitzungen für alle oder einzelne Mitglieder als Videokonferenz durchzuführen. Eine Sitzung kann auch als Videokonferenz durchgeführt werden, wenn das vorsitzende Mitglied die persönliche Teilnahme vor Ort aufgrund außerordentlicher Bedingungen für nicht geboten hält.
Es gilt das Videokonferenzengesetz vom 2. Oktober 2021 (KABl. 429) in seiner jeweils geltenden Fassung.
#§ 5
Ablauf
Der Ablauf der Sitzung ist an sich in der Kirchengemeindeordnung geregelt. Soll es jedoch feste Elemente geben, die darüber hinausgehen, so kann dies in einer Geschäftsordnung festgehalten werden. Zum Beispiel in Bezug auf feststehende Tagesordnungspunkte:
Die Tagesordnung soll mindestens folgende Tagesordnungspunkte enthalten…
#§ 6
Protokollführung
Die Protokollführung ist in § 35 Kirchengemeindeordnung geregelt. Dort sind insbesondere die inhaltlichen Mindestanforderungen festgeschrieben. Der Kirchengemeinderat muss allerdings selbst regeln, welches seiner Mitglieder für die Protokollführung verantwortlich ist. Dies kann durch Geschäftsordnung geregelt werden.
Beispiele
Zu Beginn der Amtszeit wird eine Protokollführerin und eine Stellvertretung bestimmt.
Oder
Die Protokollführung erfolgt in alphabetischer Reihenfolge durch die Mitglieder des Kirchengemeinderats.
#§ 7
Ausschüsse
Die Kirchengemeindeordnung trifft umfangreiche Regelungen zur Ausschussarbeit. In einer Geschäftsordnung können ergänzend allgemeine Festlegungen getroffen werden. Alternativ können diese auch durch einfache Beschlüsse erfolgen.
- Es empfiehlt sich, in der Geschäftsordnung nur Regelungen zu den sogenannten ständigen Ausschüssen, also den Ausschüssen, die für die gesamte Amtszeit des Kirchengemeinderats eingesetzt werden sollen, zu treffen. Nach der Kirchengemeindeordnung besteht insoweit allein die Vorgabe, dass ein Finanzausschuss bestehen soll.
Der Kirchengemeinderat setzt folgende ständige Ausschüsse ein:
- Finanzausschuss
- Ggf. weitere Ausschüsse (z. B. Geschäftsführender Ausschuss, Bauausschuss, Friedhofsauschuss, Kindertagesstättenausschuss etc.)
- …
- Der Kirchengemeinderat hat sodann über die Zusammensetzung der Ausschüsse, den Ausschussvorsitz und die Geschäftsführung unter Beachtung der Vorschriften der Kirchengemeindeordnung zu entscheiden:
Beispiele
Der … -Ausschuss besteht aus … Mitgliedern (optional Regelungen zu stellvertretenden Mitgliedern treffen).
Der Ausschuss wählt aus seiner Mitte ein vorsitzendes Mitglied, dem auch die Geschäftsführung der Ausschussarbeit obliegt.
Oder
Der … -Ausschuss besteht aus … Mitgliedern, der Kirchengemeinderat beruft
a) … Mitglieder aus der Mitte des Kirchengemeinderats,
b) … weitere Gemeindeglieder, die in der Kirchengemeinde in den Kirchengemeinderat wählbar sind.
- Weiter ist über die Aufgaben und Befugnisse zu entscheiden, die sich auch nach der Zusammensetzung des Ausschusses richten. Ausschließlich aus der Mitte des Kirchengemeinderats gebildeten Ausschüssen können weitergehende Befugnisse eingeräumt werden als Ausschüssen, die nicht ausschließlich aus der Mitte des Kirchengemeinderats gebildet werden (§ 37 Absatz 3 und 4 Kirchengemeindeordnung).
Beispiele
Der … - Ausschuss berät den Kirchengemeinderat in folgenden Angelegenheiten:
a) …
Oder (§ 37 Absatz 4 Kirchengemeindeordnung)
Dem … -Ausschuss wird die Entscheidung für folgende Einzelaufgaben übertragen:
a) …
Oder (§ 37 Absatz 3 Kirchengemeindeordnung)
Dem … - Ausschuss wird die Entscheidungskompetenz für folgende Aufgabenbereiche übertragen
a) ….
- Soweit der Kirchengemeinderat Geldmittel zur Durchführung der Aufgaben eines Ausschusses verwenden will, bestimmt er abschließend, ob und inwieweit diese Geldmittel durch den Ausschuss selbstständig, auch im Rahmen einer Budgetierung, zu verwenden sind. Der Kirchengemeinderat trifft in diesen Fällen Maßnahmen, die eine geordnete Abrechnung sicherstellen (§ 37 Absatz 6 Kirchengemeindeordnung).
Beispiele
Der … - Ausschuss bewirtschaftet die im Haushalt der Kirchengemeinde zur Durchführung seiner Aufgaben bereitgestellten Mittel selbstständig.
Oder
Der … - Ausschuss bewirtschaftet die im Haushalt der Kirchengemeinde zur Durchführung seiner Aufgaben bereitgestellten Mittel selbstständig, sofern Einzelausgaben einen Betrag von … Euro nicht überschreiten.