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Verwaltungsvorschrift
zur Gewährleistung des Datenschutzes
beim Fundraising (FundraisingdatenVwV)

Vom 10. Oktober 2023

(KABl. A Nr. 88 S. 204)

Das Landeskirchenamt hat aufgrund von Artikel 105 Absatz 2 Nummer 3 der Verfassung die folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:
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1. Fundraising als kirchliche Aufgabe

1 Fundraising ist eine kirchliche Aufgabe. 2 Sie verbindet die Beziehungspflege mit dem Werben um persönlichen und finanziellen Einsatz für kirchliche und diakonische Zwecke und dient damit der Erfüllung des kirchlichen Auftrags. 3 Sie umfasst alle operativen, konzeptionellen und strategischen Aktivitäten zum Aufbau, zur Pflege und Verstetigung von Beziehungen mit dem Zweck, Ressourcen einzuwerben.
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2. Verarbeitung personenbezogener Fundraisingdaten

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2.1

Die kirchlichen Stellen dürfen für das Fundraising ihre im Gemeindegliederverzeichnis und in den Kirchenbüchern enthaltenen Daten von Kirchenmitgliedern und deren Familienangehörigen verarbeiten, soweit ein melderechtlicher Sperrvermerk oder Widerspruch (Teilnutzungssperre) dem nicht entgegensteht.
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2.2

Weitere Daten von Kirchenmitgliedern und deren Angehörigen dürfen kirchliche Stellen für das Fundraising verarbeiten, soweit dies für die Durchführung der Maßnahme erforderlich ist, insbesondere
  1. Name, Anschrift von Spenderinnen und Spendern sowie die zugehörige Kirchengemeinde,
  2. weitere Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Spenderinnen und Spendern, unter der Voraussetzung, dass dazu eine Einwilligung vorliegt,
  3. Art, Betrag, Zweck und Zeitpunkt der geleisteten Spenden,
  4. Erteilung von Zuwendungsbestätigungen,
  5. Daten des Kontaktes,
  6. Daten der erforderlichen Buchhaltung,
  7. Daten zur statistischen analytischen Auswertung.
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2.3

Nummer 2.2 gilt entsprechend für Personen, die mit der kirchlichen und diakonischen Arbeit in Beziehung getreten sind.
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3. Übermittlung von Fundraisingdaten an kirchliche Stellen

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3.1

1 Für die Durchführung einer Fundraisingmaßnahme durch eine andere kirchliche Stelle können mit Zustimmung der zuständigen Stelle folgende Daten von Kirchenmitgliedern und deren Familienangehörigen aus dem Gemeindegliederverzeichnis und den Kirchenbüchern übermittelt werden:
  1. Name und gegenwärtige Anschrift,
  2. Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Stellung in der Familie,
  3. Zahl und Alter der minderjährigen Kinder,
  4. Religionszugehörigkeit und Zugehörigkeit zu einer Kirchengemeinde.
2 Soweit es für die Durchführung der Fundraisingmaßnahme erforderlich ist, können im Einzelfall weitere Daten aus den Kirchenbüchern und dem Gemeindegliederverzeichnis übermittelt werden.
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3.2

Zusätzlich zu den Daten nach Nummer 3.1 können kirchliche Stellen von ihnen erhobene und gespeicherte Daten im erforderlichen Umfang an andere kirchliche Stellen übermitteln.
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3.3

Bei der Übermittlung der Daten nach Nummer 3.1 und 3.2 ist sicherzustellen, dass
  1. die Daten empfangende kirchliche Stelle diese ausschließlich für eigene Fundraisingmaßnahmen nutzt,
  2. die Daten empfangende kirchliche Stelle gewährleistet, dass der Umfang und der Zeitpunkt der Fundraisingmaßnahme mit der übermittelnden kirchlichen Stelle abgestimmt wird,
  3. die Daten empfangende kirchliche Stelle gewährleistet, dass Widersprüche von und melderechtliche Sperrvermerke zu betroffenen Personen beachtet und der übermittelnden kirchlichen Stelle mitgeteilt werden,
  4. ausreichende technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen vorliegen, von denen sich im Zweifelsfall die Daten übermittelnde kirchliche Stelle zu überzeugen hat,
  5. die örtlichen Beauftragten für den Datenschutz der beteiligten kirchlichen Stellen frühzeitig über Umfang und Zweck der Datenübermittlung informiert werden.
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3.4

Die Daten übermittelnde kirchliche Stelle kann die Weitergabe der Daten mit Auflagen versehen.
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4. Ausschluss der Verarbeitung und Löschung von Fundraisingdaten

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4.1

Es ist sicherzustellen, dass Personen, die den Erhalt von Spendenaufrufen ausdrücklich nicht wünschen, von der Durchführung des Fundraisings ausgenommen werden.
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4.2

Werden die für das Fundraising erhobenen Daten nicht mehr benötigt oder wird deren weiterer Nutzung widersprochen, sind diese Daten zu löschen, soweit nicht ihrer Löschung Rechtsvorschriften oder Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
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4.3

1 Dateisysteme (§ 4 Nummer 8 DSG-EKD), die für einen unbestimmten Zeitraum geführt und für wiederkehrende Fundraisingmaßnahmen genutzt werden, sind regelmäßig zu pflegen. 2 Datensätze, bei denen die Voraussetzungen der Beziehungspflege nicht mehr vorliegen (z. B. bei Kirchenaustritt oder längerer Inaktivität der Betroffenen), sind zu löschen. 3 Dazu soll ein entsprechendes Prüf- und Löschkonzept erstellt werden.
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5. Inkrafttreten

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5.1

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.1#
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5.2

Gleichzeitig tritt die Datenschutzverwaltungsvorschrift vom 1. Juni 2017 (KABl. S. 354), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 286), außer Kraft.
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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat am 1. November 2023 in Kraft.